Mặc Vũ
11-12-2010, 03:33 AM
Những tnh cch được đnh gi cao trong cc cuộc đm phn l sự kin tr, kho lo, sng suốt v bnh tĩnh. Một cử chỉ hoặc lời ni khng thch hợp c thể ph hỏng kết quả của buổi đm phn quan trọng. Vậy bạn cần chuẩn bị những g trước một cuộc đm phn để khng xảy ra bất cứ một sơ xuất no?
http://i55.tinypic.com/1547c5f.jpg
Quy tắc 1: Xc định cc thnh vin trong phi đon đm phn
Trước buổi gặp mặt, đầu tin bạn cần xc định r chức danh v nhiệm vụ của tất cả cc thnh vin trong đon đm phn của đối tc. Bạn phải biết ai thực sự l người c quyền quyết định cuối cng để dnh sự ch đến người ny nhiều nhất. Nhiều khi, đ khng phải l trưởng đon m l người lnh đạo bộ phận c lin quan nhiều nhất đến cuộc đm phn. Sau khi xc định được thng tin trn, bạn sẽ chỉ định những thnh vin trong phi đon của mnh. Nếu bạn chọn đng cc thnh vin tham gia, bạn sẽ nắm trong tay 80% thnh cng. Những thnh vin trong phi đon phải thực sự cần thiết cho cuộc đm phn, nếu khng hiệu quả của cuộc đm phn sẽ tỷ lệ nghịch với số thnh vin trong phi đon.
Quy tắc 2: Ấn định thời gian ph hợp
Khng c quy định về thời gian diễn ra cuộc đm phn, nhưng tốt nhất l nn tổ chức vo buổi sng. Sẽ khng lịch sự nếu ấn định cuộc đm phn vo sng sớm tinh mơ hay tối muộn. Hy trnh đi trễ, nếu khng bạn sẽ bị xem l khng “pro”, thậm ch bị đối tc quy kết tội thiếu tn trọng họ.
Thng thường, một buổi đm phn ko di khoảng 2 tiếng. Nếu đm phn diễn ra di hơn, cần phải c thời gian nghỉ giải lao t nhất 30 pht. Trong khoảng thời gian ny bạn c thể mời khch uống tr hoặc c ph. Hạn chế tối đa việc ht thuốc nếu c thể.
Quy tắc 3: Ấn định khng gian diễn ra đm phn
Thng thường, địa điểm diễn ra đm phn l do bn tổ chức đưa ra nhưng phải được sự đồng của khch mời. Nếu bạn muốn c lợi thế về tm l, tốt nhất hy tổ chức đm phn ở cng ty của bạn.
Chiếc bn l điểm chnh của phng đm phn. Tốt nhất bạn dng bn trn hoặc oval. Bn c gc cạnh c thể tạo cảm gic đối đầu cho cc thnh vin tham gia đm phn. Trong trường hợp chỉ c bn hnh chữ nhật, tuyệt đối khng được xếp chỗ ngồi ở hai cạnh nhỏ v cc thnh vin của hai phi đon lun phải ngồi đối diện, mặt đối mặt theo chức danh.
Quy tắc 4: Tn trọng cc nguyn tắc “bất thnh văn”
Trước khi đm phn, hai bn phải thống nhất trước những vấn đề sẽ thảo luận v xc định mục tiu của cuộc đm phn.
Khng xếp chỗ cho khch ngồi quay mặt về hướng cửa ra vo hoặc đối diện với cửa sổ. Đại diện của ban tổ chức phải ngồi đối diện với cửa ra vo để tiện ra hiệu cho thư k mang thm nước hay thay bnh tr.
Bắt tay v tự giới thiệu l những hnh động chnh thức để lm quen. Đối với danh thiếp, sẽ rất bất lịch sự nếu sau khi nhận danh thiếp bạn đt ngay vo ti hoặc v. Bạn cần phải đọc danh thiếp trước khi cất đi.
Nếu cc thnh vin trong buổi đm phn khng biết trước về nhau, bạn nn đặt trước mặt mỗi người một bản tn để tiện giao tiếp.
Khoảng cch giữa hai ghế ngồi t nhất l 1,5 đến 3m. Đy được gọi l “cự ly x hội”. Một khoảng cch qu rộng c thể tạo cho cc thnh vin cảm gic bị “loại ra” khỏi cuộc đm phn.
Trnh thi độ suồng s trong cuộc đm phn. Khng nn vươn người sang pha khng gian của người ngồi cạnh để lấy đồ hoặc ti liệu của họ m chưa được php.
Số thnh vin của hai đon đm phn nn bằng nhau.
Nếu trong một phi đon, người lnh đạo đi cng với trợ l th trong phi đon đối tc cũng nn như vậy.
Nếu bạn muốn ghi m hoặc thu hnh lại cuộc đm phn, bạn phải được sự đồng của pha đối tc.
Quy tắc 5: Cch ăn mặc
Cch ăn mặc của cc thnh vin thể hiện tnh nghim tc v chuyn nghiệp. V vậy, trong cc buổi đm phn quan trọng bạn nn ăn mặc trang trọng v lịch sự. Đn ng nn mặc com-l mu đen, xm hoặc xanh tm than, o sơ mi di tay một mu hay c những đường sọc nhỏ mu nhạt, cravat lụa, tất cng mu với quần, giy buộc dy. Phụ nữ cũng c thể mặc com-l, đi giy thấp cổ, khng mặc vy ngắn, trang điểm nhẹ, tc gọn gng, bn tay phải được chăm sc, cc đồ trang sức cng t cng tốt v trnh gy cảm gic lố lăng.
Quy tắc 6: Sử dụng đng ngn từ
Khng nn lập tức vo chủ đề chnh ngay khi bắt đầu cuộc ni chuyện. Nn bắt đầu bằng đề ti thời tiết, cc hoạt động văn ha hoặc tnh hnh kinh tế.
Khng nn biểu lộ cảm xc “hỉ nộ i ố” qu mức nhưng cũng khng nn giữ một bộ mặt lạnh băng. Khng nn ni to qu, nhưng cũng khng nn ni nhỏ đến mức th thầm.
Bạn khng nn lạm dụng những lời khen. Chỉ nn khen ngợi trong những vấn đề c lin quan đến nội dung đang được thảo luận. Đi khi bạn c thể khen bộ com-l của đối tc l đẹp nhưng đừng đi xa hơn.
Nn giữ bầu khng kh trang trọng khi ni chuyện. C thể thể hiện những cảm xc tch cực như: “Rất vui được gặp anh/chị”, hoặc “Cảm ơn v anh/chị đ dnh thời gian cho cuộc họp mặt ny”.
Khng nn ni rằng mnh chắc chắn đng, hay đưa ra những tuyn bố mang tnh khẳng định 100%. Khng đưa ra cc lời khuyn cũng như ngắt lời người khc. Trả lời đối tc lịch sự v bnh tĩnh, nếu cảm thấy kh chịu th nn giữ thi độ im lặng.
Khng nn bắt đầu cu ni bằng sự phản đối v điều ny dễ dẫn đến sự đối lập v mu thuẫn. Trước khi ni “khng” bắt buộc bạn phải nu ra những l do m đối tc c thể chấp nhận được.
Trnh dng từ cộc lốc “Hiểu rồi!” “Tại sao?” “Ci g?”; “Như thế no?”...
V nguyn tắc quan trọng nhất: khng bao giờ hứa hẹn điều g m bạn khng thể thực hiện được. Tất cả những thỏa thuận đạt được trong buổi đm phn chỉ c hiệu lực khi được ghi thnh văn bản v c chữ k của trưởng đon của cả hai pha.
Danong.com
http://i55.tinypic.com/1547c5f.jpg
Quy tắc 1: Xc định cc thnh vin trong phi đon đm phn
Trước buổi gặp mặt, đầu tin bạn cần xc định r chức danh v nhiệm vụ của tất cả cc thnh vin trong đon đm phn của đối tc. Bạn phải biết ai thực sự l người c quyền quyết định cuối cng để dnh sự ch đến người ny nhiều nhất. Nhiều khi, đ khng phải l trưởng đon m l người lnh đạo bộ phận c lin quan nhiều nhất đến cuộc đm phn. Sau khi xc định được thng tin trn, bạn sẽ chỉ định những thnh vin trong phi đon của mnh. Nếu bạn chọn đng cc thnh vin tham gia, bạn sẽ nắm trong tay 80% thnh cng. Những thnh vin trong phi đon phải thực sự cần thiết cho cuộc đm phn, nếu khng hiệu quả của cuộc đm phn sẽ tỷ lệ nghịch với số thnh vin trong phi đon.
Quy tắc 2: Ấn định thời gian ph hợp
Khng c quy định về thời gian diễn ra cuộc đm phn, nhưng tốt nhất l nn tổ chức vo buổi sng. Sẽ khng lịch sự nếu ấn định cuộc đm phn vo sng sớm tinh mơ hay tối muộn. Hy trnh đi trễ, nếu khng bạn sẽ bị xem l khng “pro”, thậm ch bị đối tc quy kết tội thiếu tn trọng họ.
Thng thường, một buổi đm phn ko di khoảng 2 tiếng. Nếu đm phn diễn ra di hơn, cần phải c thời gian nghỉ giải lao t nhất 30 pht. Trong khoảng thời gian ny bạn c thể mời khch uống tr hoặc c ph. Hạn chế tối đa việc ht thuốc nếu c thể.
Quy tắc 3: Ấn định khng gian diễn ra đm phn
Thng thường, địa điểm diễn ra đm phn l do bn tổ chức đưa ra nhưng phải được sự đồng của khch mời. Nếu bạn muốn c lợi thế về tm l, tốt nhất hy tổ chức đm phn ở cng ty của bạn.
Chiếc bn l điểm chnh của phng đm phn. Tốt nhất bạn dng bn trn hoặc oval. Bn c gc cạnh c thể tạo cảm gic đối đầu cho cc thnh vin tham gia đm phn. Trong trường hợp chỉ c bn hnh chữ nhật, tuyệt đối khng được xếp chỗ ngồi ở hai cạnh nhỏ v cc thnh vin của hai phi đon lun phải ngồi đối diện, mặt đối mặt theo chức danh.
Quy tắc 4: Tn trọng cc nguyn tắc “bất thnh văn”
Trước khi đm phn, hai bn phải thống nhất trước những vấn đề sẽ thảo luận v xc định mục tiu của cuộc đm phn.
Khng xếp chỗ cho khch ngồi quay mặt về hướng cửa ra vo hoặc đối diện với cửa sổ. Đại diện của ban tổ chức phải ngồi đối diện với cửa ra vo để tiện ra hiệu cho thư k mang thm nước hay thay bnh tr.
Bắt tay v tự giới thiệu l những hnh động chnh thức để lm quen. Đối với danh thiếp, sẽ rất bất lịch sự nếu sau khi nhận danh thiếp bạn đt ngay vo ti hoặc v. Bạn cần phải đọc danh thiếp trước khi cất đi.
Nếu cc thnh vin trong buổi đm phn khng biết trước về nhau, bạn nn đặt trước mặt mỗi người một bản tn để tiện giao tiếp.
Khoảng cch giữa hai ghế ngồi t nhất l 1,5 đến 3m. Đy được gọi l “cự ly x hội”. Một khoảng cch qu rộng c thể tạo cho cc thnh vin cảm gic bị “loại ra” khỏi cuộc đm phn.
Trnh thi độ suồng s trong cuộc đm phn. Khng nn vươn người sang pha khng gian của người ngồi cạnh để lấy đồ hoặc ti liệu của họ m chưa được php.
Số thnh vin của hai đon đm phn nn bằng nhau.
Nếu trong một phi đon, người lnh đạo đi cng với trợ l th trong phi đon đối tc cũng nn như vậy.
Nếu bạn muốn ghi m hoặc thu hnh lại cuộc đm phn, bạn phải được sự đồng của pha đối tc.
Quy tắc 5: Cch ăn mặc
Cch ăn mặc của cc thnh vin thể hiện tnh nghim tc v chuyn nghiệp. V vậy, trong cc buổi đm phn quan trọng bạn nn ăn mặc trang trọng v lịch sự. Đn ng nn mặc com-l mu đen, xm hoặc xanh tm than, o sơ mi di tay một mu hay c những đường sọc nhỏ mu nhạt, cravat lụa, tất cng mu với quần, giy buộc dy. Phụ nữ cũng c thể mặc com-l, đi giy thấp cổ, khng mặc vy ngắn, trang điểm nhẹ, tc gọn gng, bn tay phải được chăm sc, cc đồ trang sức cng t cng tốt v trnh gy cảm gic lố lăng.
Quy tắc 6: Sử dụng đng ngn từ
Khng nn lập tức vo chủ đề chnh ngay khi bắt đầu cuộc ni chuyện. Nn bắt đầu bằng đề ti thời tiết, cc hoạt động văn ha hoặc tnh hnh kinh tế.
Khng nn biểu lộ cảm xc “hỉ nộ i ố” qu mức nhưng cũng khng nn giữ một bộ mặt lạnh băng. Khng nn ni to qu, nhưng cũng khng nn ni nhỏ đến mức th thầm.
Bạn khng nn lạm dụng những lời khen. Chỉ nn khen ngợi trong những vấn đề c lin quan đến nội dung đang được thảo luận. Đi khi bạn c thể khen bộ com-l của đối tc l đẹp nhưng đừng đi xa hơn.
Nn giữ bầu khng kh trang trọng khi ni chuyện. C thể thể hiện những cảm xc tch cực như: “Rất vui được gặp anh/chị”, hoặc “Cảm ơn v anh/chị đ dnh thời gian cho cuộc họp mặt ny”.
Khng nn ni rằng mnh chắc chắn đng, hay đưa ra những tuyn bố mang tnh khẳng định 100%. Khng đưa ra cc lời khuyn cũng như ngắt lời người khc. Trả lời đối tc lịch sự v bnh tĩnh, nếu cảm thấy kh chịu th nn giữ thi độ im lặng.
Khng nn bắt đầu cu ni bằng sự phản đối v điều ny dễ dẫn đến sự đối lập v mu thuẫn. Trước khi ni “khng” bắt buộc bạn phải nu ra những l do m đối tc c thể chấp nhận được.
Trnh dng từ cộc lốc “Hiểu rồi!” “Tại sao?” “Ci g?”; “Như thế no?”...
V nguyn tắc quan trọng nhất: khng bao giờ hứa hẹn điều g m bạn khng thể thực hiện được. Tất cả những thỏa thuận đạt được trong buổi đm phn chỉ c hiệu lực khi được ghi thnh văn bản v c chữ k của trưởng đon của cả hai pha.
Danong.com