Mặc Vũ
11-07-2010, 07:44 AM
Hiện nay, c rất nhiều tr tiu khiển được ra mắt v chng đang đấu tranh nhằm thu ht sự ch của người dng. Tuy nhin, điều quan trọng hơn cả l việc thực hiện cng việc hng ngy của bạn cng hiệu quả cng tốt. Giữ định đ trong đầu, chng ti đ tm gip bạn cc thủ thuật tốt nhất dnh cho Windows v tham khảo với cc chuyn gia khc nhằm lọc ra 55 mẹo nhỏ chắc chắn sẽ gip bạn hon thnh cng việc trn my tnh của mnh trong thời gian nhanh nhất.
(Ch : Những mẹo nhỏ ny được p dụng đầu tin với Windows 7, mặc d hầu hết trong số chng c thể hoạt động với Vista cũng như rất nhiều tr c thể thực hiện với Windows XP.)
Tối thiểu ha tất cả cc cửa sổ (ngoại trừ cửa sổ bạn đang lm việc)
Khi mn hnh my tnh của bạn trở nn bừa bộn với rất nhiều cửa sổ được mở cng lc khiến bạn khng thể tm thấy thứ g, bước ny sẽ l cch tốt gip bạn lấy lại được tiu điểm. Kch vo thanh tiu đề của cửa sổ bạn muốn, lắc chuột của bạn một cht v tất cả cc cửa sổ khc sẽ biến mất vo thanh tc vụ. Thực hiện lại để khi phục lại tất cả cc cửa sổ ẩn.
Giảm bớt sự sao nhng bằng cch hạn chế tần suất cc lần kiểm tra message mới của email client của bạn bằng cch sử dụng cc folder trong email client. Để email của bạn được tch lũy trong hm thư nguyn khối khiến việc tm kiếm message quan trọng l điều khng thể đối với bạn nếu khng bỏ cng sức ra truy lng. Ngoi ra, việc ny cn tăng khả năng bạn bỏ st hoặc đơn giản l nhn xem qua một bức thư điện tử no đ c nội dung quan trọng. Xa email khng quan trọng, file email thừa vo cc folder đ được ấn định trước. Hy tập thi quen lọc email tới bằng cch ny l điều tối quan trọng đối với hầu hết người dng nhằm tăng hiệu suất lm việc.
Hy thận trọng với cc email folder. Một e-mail folder khng nn bị giới hạn về tiu đề hiển thị, những cũng khng nn qu di khiến n trở nn rườm r, trừ phi bạn muốn sử dụng folder ny để lưu trữ v khng cần quan tm tới nội dung của n. Sử dụng một tn miu tả cho mỗi folder v giữ chng đủ ngắn gọn để khi ko con trỏ qua bảng Mail Folders, bạn sẽ khng phải mất cng.
http://i53.tinypic.com/2eogsht.jpg
Sử dụng cc rule của email để tự động định tuyến email đến vo cc
folder cụ thể, gip bạn lm việc trong hm thư dễ dng hơn.
Sử dụng cc rule để định tuyến message tự động. Khi khng cần thiết tới tc động của người dng, cc rule của email c thể tiết kiệm thời gian rất hiệu quả. V dụ, cng ty bạn nhận được thư thng bo đến từ một địa chỉ 10 lần trong ngy? Hy chuyển chng sang một folder no đ để xem lại sau. Trong Outlook, hy tm một rule thng minh gip bạn tạo một loạt cc rule khc. Để tm thấy n, chọn Tools > Rules and Alerts. Hầu hết cc chương trnh email khc đều c lựa chọn tương tự gip bạn thiết lập cc rule tự động.
Vẽ lại bản đồ với phm Windows. Bạn đ từng sử dụng phm Windows? Hoặc bạn khng thch nơi chng được đặt v muốn tro đổi vị tr với phm khc? Hy download phần mềm vẽ lại bản đồ bn phm. C rất nhiều ứng dụng miễn ph v nếu mất ph th cũng rất rẻ c thể thực hiện cng việc ny nhưng Keyboard Remapper ($10) được đnh gi l phần mềm hoạt động tốt nhất. Sau khi ci đặt phần mềm, bạn c thể thay đổi vị tr của cc bn phm. Tuy nhin, hy nhớ trong đầu l bạn khng thể thay đổi hoặc v hiệu ha phm Fn của my tnh xch tay.
Ty biến cng cụ tm kiếm mặc định của trnh duyệt. Nh sản xuất my tnh thường xuyn để cng cụ tm kiếm mặc định cho Internet Explorer l cng cụ no trả tiền cho họ cao nhất. Nếu khng, cng cụ mặc định sẽ l cng cụ tm kiếm của Microsoft: Bing. Thay đổi ci đặt ny bằng cch kch vo mũi tn ở trn cng gc bn phải của cửa sổ IE (Bn trong hộp tm kiếm), v kch vo Find More Providers. Bạn sẽ khng thấy Google nếu khng tm kiếm. Thế nn, g Google vo hộp tm kiếm Find add-ons rồi chọn kết quả đầu tin: Google Search Suggestions. Tiếp đến, kch vo Add to Internet Explorer, v ở cửa sổ pop-up, kch vo Make this my default search provider.
Nng cấp Windows Search. Nếu Windows Search khng tm thấy dữ liệu bạn chắc chắn rằng đ lưu trn my của mnh, hy kiểm tra Windows Indexing Options (g indexing options vo thanh tm kiếm ở Windows 7 Start Menu), sau đ kiểm tra cc khu vực c trong chỉ số tm kiếm. Tiếp đến, kch vo Modify v điều hướng tới ổ C để thm cc khu vực khc vo chỉ số tm kiếm.
Đổi tn file nhanh chng. Bạn cần thay đổi rất nhiều file trong Windows Explorer? Hy chọn file đầu tin trong danh sch rồi nhấn F2 v điền tn mới. Khi thay đổi xong, nhấn Tab thay v nhần Enter. Explorer sẽ nhảy sang file tiếp theo trong danh sch v tự động chọn ton bộ tn file để bạn c thể chỉnh sửa lun tn m khng cần phải nhấn phm Backspace. Tiếp tục nhấn phm Tab v bạn sẽ chỉnh sửa được cả một danh sch trong thời gian ngắn. (Xem thm video Đổi tn nhiều file một cch nhanh chng)
Ko vo Outlook. Trong Outlook, bạn c thể ko bất k một mục tin no tới cc khu vực khc của chương trnh. Sau đ, chương trnh sẽ tạo ra một mục tin mới ở đ, với thng tin đ được ko giống như một phần của mục tin mới. V dụ, nếu bạn ko một email vo nt Contacts, n sẽ tạo một contact mới cho người gửi, tự động điền mục Name v Email v đặt phần thn của message vo mục Notes. Nếu ko một lin lạc vo Calendar v bạn đ c thể tạo thư mời họp mặt, sẵn sng gửi cho người ny.
http://i51.tinypic.com/5d9ac.jpg
Khng nn thường xuyn kiểm tra email. Kiểm tra thường xuyn sẽ khiến bạn mất tập trung v lm gin đoạn cng việc của bạn. Giảm tần suất kiểm tra email mới sang một khoảng thời gian khc bớt xao nhng hơn: Cứ 10 15 pht l khoảng thời gian đủ để bạn tập trung vo cng việc nhưng cũng khng lm mọi người kh chịu khi chờ bạn trả lời. Trong Outlook, kch Ctrl-Alt-S v chỉnh sửa số trong Schedule an automatic send/receive every __ minutes để nhận email mới trong khoảng thời gian ny.
Tm kiếm email quan trọng dễ hơn. Chỉ cần thay đổi dng tiu đề l được. Chẳng c điều g kh chịu hơn việc nhận một bức email quan trọng c c dng tiu đề v vị, khng c dấu hiệu g của email quan trọng v như ny (Thậm ch dng tiu đề cn bị để trống). Một tiu đề c nghĩa sẽ nng cấp khả năng tm kiếm cũng như gip email của bạn trở nn gi trị hơn. Trong Outlook, mở message quan trọng ra, chọn dng tiu đề v điền một tiu đề nghĩa nhất bạn muốn.
Chọn nhiều file một cch dễ dng. Sử dụng phm Ctrl hoặc Shift để chọn nhiều file trong Windows Explorer rất kh v cn xảy ra lỗi. Tuy nhin, nếu bạn thường xuyn cần phải mở nhiều file cng một lc, hy bật hệ thống hộp đnh dấu của Windows n sẽ gip bạn chọn cc file dễ dng hơn. Trong Windows Explorer, bạn c thể tm thấy ci đặt ny dưới mục Organize > Folder and search options > View. Ko thanh trượt xuống dưới v chọn Use check boxes to select items rồi kch OK. Sau đ, khi muốn chọn nhiều file, folder, chỉ cần kch vo vung bn cạnh thẻ Name l được.
Sử dụng hệ thống phn nhm của Outlook. Outlook cho php bạn quy ước mu cho cc message, danh sch tc vụ cc mục tin, lịch, v thậm ch l cc lin lạc thnh 6 mục khc nhau. Chỉ vo một hệ thống v gắn mu cho chng. V dụ, mu đỏ dnh cho cng việc kinh doanh, xanh cho cc dữ liệu c nhn. Hoặc, bạn cũng c thể quy ước mu cho cc mục tin dựa theo mức độ khẩn cấp: xanh l cy cho cc việc cần lm trong ngy, xanh da trời cho cần lm trong tuần v vng dnh cho cần lm trong thng.
Nng cấp tnh năng Send To. Khi phải chuột vo một file trong Windows Explorer, nhấn phm Shift trước khi kch rồi chọn lệnh Send To. Windows sẽ hiển thị một loạt cc lựa chọn phụ, v như chuyển file sang một folder thường được sử dụng.
Sử dụng tnh năng tm kiếm folder của Outlook. Mặc d hiện nay tnh năng tm kiếm dữ liệu v gắn chỉ số PC đ trở nn thng dụng, tnh năng Search Folders trong Outlook vẫn c một chức năng. Đặc biệt, cc folder ny sẽ lưu lại bản copy của tất cả message dựa trn cc rule bạn đ định trước đ v như cc message c từ kha trong dng tiu đề hoặc được gửi/nhận từ một người no đ v cc folder ny sẽ tự cập nhật khi c messeage mới. Nếu bạn thường xuyn phải kiểm tra cc thng bo từ một ai đ (v như sếp của bạn hoặc khch hng quan trọng), nhưng việc sắp xếp chng vo folder c nhn khng hiệu quả với bạn, Search Folders sẽ gip bạn tiết kiệm thời gian. Bạn c thể ci đặt chng qua New > Search Folders.
Thay thế Favorites của Windows Explorer. Ko cc folder ln trn cng bn tri của mn hnh từ Explorer rồi sắp xếp chng theo cch bạn muốn. Phải chuột v chọn Remove để loại bỏ bất cứ thứ g bạn khng muốn.
Ci đặt bộ lọc Spam tốt hơn. Nếu chương trnh email của bạn chưa c tnh năng ny, bạn c thể tm kiếm chương trnh lọc spam để dng. Một lựa chọn tốt c thể l chương trnh Cloudmark DesktopOne.
http://www.kythuatvien.com/forum/55-meo-nho-giup-lam-viec-hieu-qua-hon-trong-Windows_posts_7974.aspx
(Ch : Những mẹo nhỏ ny được p dụng đầu tin với Windows 7, mặc d hầu hết trong số chng c thể hoạt động với Vista cũng như rất nhiều tr c thể thực hiện với Windows XP.)
Tối thiểu ha tất cả cc cửa sổ (ngoại trừ cửa sổ bạn đang lm việc)
Khi mn hnh my tnh của bạn trở nn bừa bộn với rất nhiều cửa sổ được mở cng lc khiến bạn khng thể tm thấy thứ g, bước ny sẽ l cch tốt gip bạn lấy lại được tiu điểm. Kch vo thanh tiu đề của cửa sổ bạn muốn, lắc chuột của bạn một cht v tất cả cc cửa sổ khc sẽ biến mất vo thanh tc vụ. Thực hiện lại để khi phục lại tất cả cc cửa sổ ẩn.
Giảm bớt sự sao nhng bằng cch hạn chế tần suất cc lần kiểm tra message mới của email client của bạn bằng cch sử dụng cc folder trong email client. Để email của bạn được tch lũy trong hm thư nguyn khối khiến việc tm kiếm message quan trọng l điều khng thể đối với bạn nếu khng bỏ cng sức ra truy lng. Ngoi ra, việc ny cn tăng khả năng bạn bỏ st hoặc đơn giản l nhn xem qua một bức thư điện tử no đ c nội dung quan trọng. Xa email khng quan trọng, file email thừa vo cc folder đ được ấn định trước. Hy tập thi quen lọc email tới bằng cch ny l điều tối quan trọng đối với hầu hết người dng nhằm tăng hiệu suất lm việc.
Hy thận trọng với cc email folder. Một e-mail folder khng nn bị giới hạn về tiu đề hiển thị, những cũng khng nn qu di khiến n trở nn rườm r, trừ phi bạn muốn sử dụng folder ny để lưu trữ v khng cần quan tm tới nội dung của n. Sử dụng một tn miu tả cho mỗi folder v giữ chng đủ ngắn gọn để khi ko con trỏ qua bảng Mail Folders, bạn sẽ khng phải mất cng.
http://i53.tinypic.com/2eogsht.jpg
Sử dụng cc rule của email để tự động định tuyến email đến vo cc
folder cụ thể, gip bạn lm việc trong hm thư dễ dng hơn.
Sử dụng cc rule để định tuyến message tự động. Khi khng cần thiết tới tc động của người dng, cc rule của email c thể tiết kiệm thời gian rất hiệu quả. V dụ, cng ty bạn nhận được thư thng bo đến từ một địa chỉ 10 lần trong ngy? Hy chuyển chng sang một folder no đ để xem lại sau. Trong Outlook, hy tm một rule thng minh gip bạn tạo một loạt cc rule khc. Để tm thấy n, chọn Tools > Rules and Alerts. Hầu hết cc chương trnh email khc đều c lựa chọn tương tự gip bạn thiết lập cc rule tự động.
Vẽ lại bản đồ với phm Windows. Bạn đ từng sử dụng phm Windows? Hoặc bạn khng thch nơi chng được đặt v muốn tro đổi vị tr với phm khc? Hy download phần mềm vẽ lại bản đồ bn phm. C rất nhiều ứng dụng miễn ph v nếu mất ph th cũng rất rẻ c thể thực hiện cng việc ny nhưng Keyboard Remapper ($10) được đnh gi l phần mềm hoạt động tốt nhất. Sau khi ci đặt phần mềm, bạn c thể thay đổi vị tr của cc bn phm. Tuy nhin, hy nhớ trong đầu l bạn khng thể thay đổi hoặc v hiệu ha phm Fn của my tnh xch tay.
Ty biến cng cụ tm kiếm mặc định của trnh duyệt. Nh sản xuất my tnh thường xuyn để cng cụ tm kiếm mặc định cho Internet Explorer l cng cụ no trả tiền cho họ cao nhất. Nếu khng, cng cụ mặc định sẽ l cng cụ tm kiếm của Microsoft: Bing. Thay đổi ci đặt ny bằng cch kch vo mũi tn ở trn cng gc bn phải của cửa sổ IE (Bn trong hộp tm kiếm), v kch vo Find More Providers. Bạn sẽ khng thấy Google nếu khng tm kiếm. Thế nn, g Google vo hộp tm kiếm Find add-ons rồi chọn kết quả đầu tin: Google Search Suggestions. Tiếp đến, kch vo Add to Internet Explorer, v ở cửa sổ pop-up, kch vo Make this my default search provider.
Nng cấp Windows Search. Nếu Windows Search khng tm thấy dữ liệu bạn chắc chắn rằng đ lưu trn my của mnh, hy kiểm tra Windows Indexing Options (g indexing options vo thanh tm kiếm ở Windows 7 Start Menu), sau đ kiểm tra cc khu vực c trong chỉ số tm kiếm. Tiếp đến, kch vo Modify v điều hướng tới ổ C để thm cc khu vực khc vo chỉ số tm kiếm.
Đổi tn file nhanh chng. Bạn cần thay đổi rất nhiều file trong Windows Explorer? Hy chọn file đầu tin trong danh sch rồi nhấn F2 v điền tn mới. Khi thay đổi xong, nhấn Tab thay v nhần Enter. Explorer sẽ nhảy sang file tiếp theo trong danh sch v tự động chọn ton bộ tn file để bạn c thể chỉnh sửa lun tn m khng cần phải nhấn phm Backspace. Tiếp tục nhấn phm Tab v bạn sẽ chỉnh sửa được cả một danh sch trong thời gian ngắn. (Xem thm video Đổi tn nhiều file một cch nhanh chng)
Ko vo Outlook. Trong Outlook, bạn c thể ko bất k một mục tin no tới cc khu vực khc của chương trnh. Sau đ, chương trnh sẽ tạo ra một mục tin mới ở đ, với thng tin đ được ko giống như một phần của mục tin mới. V dụ, nếu bạn ko một email vo nt Contacts, n sẽ tạo một contact mới cho người gửi, tự động điền mục Name v Email v đặt phần thn của message vo mục Notes. Nếu ko một lin lạc vo Calendar v bạn đ c thể tạo thư mời họp mặt, sẵn sng gửi cho người ny.
http://i51.tinypic.com/5d9ac.jpg
Khng nn thường xuyn kiểm tra email. Kiểm tra thường xuyn sẽ khiến bạn mất tập trung v lm gin đoạn cng việc của bạn. Giảm tần suất kiểm tra email mới sang một khoảng thời gian khc bớt xao nhng hơn: Cứ 10 15 pht l khoảng thời gian đủ để bạn tập trung vo cng việc nhưng cũng khng lm mọi người kh chịu khi chờ bạn trả lời. Trong Outlook, kch Ctrl-Alt-S v chỉnh sửa số trong Schedule an automatic send/receive every __ minutes để nhận email mới trong khoảng thời gian ny.
Tm kiếm email quan trọng dễ hơn. Chỉ cần thay đổi dng tiu đề l được. Chẳng c điều g kh chịu hơn việc nhận một bức email quan trọng c c dng tiu đề v vị, khng c dấu hiệu g của email quan trọng v như ny (Thậm ch dng tiu đề cn bị để trống). Một tiu đề c nghĩa sẽ nng cấp khả năng tm kiếm cũng như gip email của bạn trở nn gi trị hơn. Trong Outlook, mở message quan trọng ra, chọn dng tiu đề v điền một tiu đề nghĩa nhất bạn muốn.
Chọn nhiều file một cch dễ dng. Sử dụng phm Ctrl hoặc Shift để chọn nhiều file trong Windows Explorer rất kh v cn xảy ra lỗi. Tuy nhin, nếu bạn thường xuyn cần phải mở nhiều file cng một lc, hy bật hệ thống hộp đnh dấu của Windows n sẽ gip bạn chọn cc file dễ dng hơn. Trong Windows Explorer, bạn c thể tm thấy ci đặt ny dưới mục Organize > Folder and search options > View. Ko thanh trượt xuống dưới v chọn Use check boxes to select items rồi kch OK. Sau đ, khi muốn chọn nhiều file, folder, chỉ cần kch vo vung bn cạnh thẻ Name l được.
Sử dụng hệ thống phn nhm của Outlook. Outlook cho php bạn quy ước mu cho cc message, danh sch tc vụ cc mục tin, lịch, v thậm ch l cc lin lạc thnh 6 mục khc nhau. Chỉ vo một hệ thống v gắn mu cho chng. V dụ, mu đỏ dnh cho cng việc kinh doanh, xanh cho cc dữ liệu c nhn. Hoặc, bạn cũng c thể quy ước mu cho cc mục tin dựa theo mức độ khẩn cấp: xanh l cy cho cc việc cần lm trong ngy, xanh da trời cho cần lm trong tuần v vng dnh cho cần lm trong thng.
Nng cấp tnh năng Send To. Khi phải chuột vo một file trong Windows Explorer, nhấn phm Shift trước khi kch rồi chọn lệnh Send To. Windows sẽ hiển thị một loạt cc lựa chọn phụ, v như chuyển file sang một folder thường được sử dụng.
Sử dụng tnh năng tm kiếm folder của Outlook. Mặc d hiện nay tnh năng tm kiếm dữ liệu v gắn chỉ số PC đ trở nn thng dụng, tnh năng Search Folders trong Outlook vẫn c một chức năng. Đặc biệt, cc folder ny sẽ lưu lại bản copy của tất cả message dựa trn cc rule bạn đ định trước đ v như cc message c từ kha trong dng tiu đề hoặc được gửi/nhận từ một người no đ v cc folder ny sẽ tự cập nhật khi c messeage mới. Nếu bạn thường xuyn phải kiểm tra cc thng bo từ một ai đ (v như sếp của bạn hoặc khch hng quan trọng), nhưng việc sắp xếp chng vo folder c nhn khng hiệu quả với bạn, Search Folders sẽ gip bạn tiết kiệm thời gian. Bạn c thể ci đặt chng qua New > Search Folders.
Thay thế Favorites của Windows Explorer. Ko cc folder ln trn cng bn tri của mn hnh từ Explorer rồi sắp xếp chng theo cch bạn muốn. Phải chuột v chọn Remove để loại bỏ bất cứ thứ g bạn khng muốn.
Ci đặt bộ lọc Spam tốt hơn. Nếu chương trnh email của bạn chưa c tnh năng ny, bạn c thể tm kiếm chương trnh lọc spam để dng. Một lựa chọn tốt c thể l chương trnh Cloudmark DesktopOne.
http://www.kythuatvien.com/forum/55-meo-nho-giup-lam-viec-hieu-qua-hon-trong-Windows_posts_7974.aspx